Ferienhäuser, Dauercamping und Jahreskarten: Wie Tourismusanbieter wiederkehrende Einnahmen mit Fakturia automatisch abrechnen

Im Tourismus denkt man bei Abrechnung zuerst an die einzelne Buchung: Gast reist an, Gast zahlt, Gast reist ab. Doch hinter vielen Angeboten steckt ein zweites, ruhigeres Geschäft mit wiederkehrenden Zahlungen: die Dauercamper mit Jahrespacht, der Freizeitpark mit Jahreskarten, der Club mit Mitgliedsbeitrag, die Verwaltung von Ferienimmobilien für Eigentümer. Genau dieses Geschäft frisst im Büro Zeit, wenn es noch manuell läuft.

Dieser Beitrag richtet sich an Anbieter im Tourismus und in der Freizeitbranche: Betreiber von Campingplätzen, Ferienhausverwalter, Vermittler, Hotels mit Mitgliedschaftsmodellen, Reiseclubs und Freizeiteinrichtungen mit Jahreskarten. Wir stellen die Abrechnungssoftware Fakturia vor, vertiefen zwei Bereiche und blicken auf den Jahreswechsel, der in der Abrechnung einiges verlangt.

Fakturia im Überblick: Abrechnung für alles, was regelmäßig wiederkehrt

Fakturia ist eine Subscription-Management-Software, die den Weg vom Vertrag bis zum Zahlungseingang automatisiert. Nach Angaben des Anbieters lassen sich damit bis zu 85 % der Zeit einsparen, die sonst in die Abrechnung fließt. Entwickelt wird sie ausschließlich in Deutschland von der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, die seit 2007 am Markt ist und in Privatbesitz ihrer Gesellschafter steht. Die Server stehen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg, ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird abgeschlossen.

Zu den Kernfunktionen gehören:

• Verträge: Mitgliedschaften, Pachtverträge und Abos mit Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, inklusive Kündigungsabwicklung und Kündigungsbutton.
• Rechnungslauf: Fällige Rechnungen werden automatisch erstellt und als PDF per E-Mail versendet.
• Zahlungen: über Zahlungsanbieter wie Stripe, Adyen, Unzer und PayPal oder per Lastschrift über die Hausbank.
• Mahnwesen: mehrstufig, mit automatischer Verarbeitung von Rücklastschriften.
• Kundenportal: Gäste und Mitglieder rufen Rechnungen und Dokumente selbst ab und zahlen online.
• Provisionen: Abrechnungsgutschriften für Vertriebspartner.
• Buchhaltung: DATEV-Schnittstelle, Rechnungsabgrenzung und Zugriff für den Steuerberater.
• Schnittstellen: REST-API, Webhooks, Zapier und Locoia.

Vertiefung 1: Steuersätze, Erlöskonten und Vorauszahlungen sauber buchen

Tourismusbetriebe verkaufen selten nur eine Sache. Eine Rechnung kann die Pacht für den Stellplatz enthalten, Strom, Nebenleistungen oder Verpflegung. Und je nach Leistung gelten unterschiedliche steuerliche Behandlungen. Fakturia bildet das über Warengruppen ab.

Warengruppen: Steuer und Konten einmal sauber einrichten

Eine Warengruppe sammelt Artikel, die steuerlich identisch behandelt werden, zum Beispiel alle Artikel mit demselben Umsatzsteuersatz oder steuerfreie Posten wie Rücklastschriftgebühren. Sie weisen jedem Artikel die passende Warengruppe zu, und Fakturia berechnet die Steuer korrekt. An der Warengruppe lassen sich außerdem abweichende Erlöskonten für den FiBu-Export einstellen. Welche Sätze für welche Ihrer Leistungen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, einmal eingerichtet laufen die Rechnungen danach automatisch richtig.

Vorauszahlungen und Rechnungsabgrenzung

Im Tourismus werden Leistungen häufig im Voraus bezahlt: die Jahrespacht im Frühjahr, die Jahreskarte vor der Saison, der Clubbeitrag zum Jahresbeginn. Die Leistung wird dann über Monate erbracht, buchhalterisch gehört der Ertrag entsprechend verteilt. Fakturia übernimmt das über die passive Rechnungsabgrenzung: Beim Buchhaltungsexport entstehen Abgrenzungsposten auf Monatsbasis, die später wieder aufgelöst werden. Die fertigen Buchungssätze übermittelt Fakturia über den Buchungsdatenservice 2.0 direkt an DATEV Unternehmen online, zusammen mit den PDF-Rechnungen als Belegbilder. Alternativ lässt sich die DATEV-Datei herunterladen und in ein anderes Programm mit DATEV-Import einspielen.

Vertiefung 2: Gäste, Vermittler und Eigentümer – drei Geldströme in einem System

Gäste und Mitglieder: Portal statt Postfach

Im Kundenportal von Fakturia sehen Ihre Gäste und Mitglieder ihre Rechnungen ein und laden sie herunter, ändern ihre Adresse, sehen Verträge und angehängte Dokumente ein und bezahlen offene Rechnungen online, zum Beispiel per Sofortüberweisung oder PayPal. Auch neue Kreditkartendaten lassen sich dort hinterlegen. Wer eine Jahreskarte hat und einen Tarif wechseln möchte, etwa von der Einzel- zur Familienkarte, kann dank taggenauer, anteiliger Abrechnung bei Upgrade und Downgrade mitten in der Laufzeit wechseln. Verträge und Nachweise, die Sie am Vertrag hinterlegen, können beim nächsten Rechnungslauf automatisch per E-Mail an den Kunden gehen.

Damit das Geld auch ankommt, läuft der Einzug automatisch: Wer einen Zahlungsanbieter nutzt, bei dem wird der Betrag sofort darüber abgebucht, alternativ reichen Sie Lastschriften über die Hausbank ein, was meist günstiger ist. Bleibt eine Zahlung aus, schickt das mehrstufige Mahnwesen pro Stufe eine E-Mail mit der offenen Rechnung im Anhang. Kommt eine Lastschrift zurück, erkennt Fakturia das über den Kontoabruf bei finAPI, informiert den Kunden und berechnet eine frei definierbare Gebühr. Anschließend wird der Kunde auf Überweisung umgestellt oder der Vertrag pausiert, ganz nach Ihrer Einstellung. Für die Saisonplanung helfen außerdem die Reports: Umsatzprognose, Neuverträge und Kündigungen sowie die MRR/ARR-Auswertung stehen als CSV bereit.

Vermittler: Provisionen automatisch abrechnen

Viele Anbieter arbeiten mit Reisebüros, Portalen oder Empfehlungspartnern, die Gäste und Mitglieder vermitteln. Die Provisionsabrechnung von Fakturia erzeugt auf Basis der Umsätze der zugeordneten Kunden automatisch Abrechnungsgutschriften. Die Sätze sind individuell konfigurierbar, bis auf die Ebene einzelner Artikel, und lassen sich als Lifetime-Provision gestalten. Die Auszahlung erfolgt per SEPA-Sammelüberweisung direkt aus Fakturia.

Eigentümer: Auszahlungen als Vertrag mit negativem Betrag

Wer Ferienimmobilien für Eigentümer verwaltet oder Flächen und Gebäude anmietet und weitervermietet, muss regelmäßig Geld auszahlen. In Fakturia ist das ein Vertrag mit negativem Betrag. Er erzeugt automatisch monatliche Gutschriften, die per SEPA-Überweisung bezahlt werden. Die Pacht an den Eigentümer läuft dann im selben System wie die Einnahmen von den Gästen. Das ist von der Provisionsabrechnung zu unterscheiden, die für Vertriebspartner gedacht ist.

Aktuell: Der Jahreswechsel steht an

Ende Oktober ist in vielen Tourismusbetrieben die Zeit, in der die Saison ausläuft und die Planung für das nächste Jahr beginnt. Für die Abrechnung bedeutet das: Preise für 2027 festlegen, Jahreskarten und Jahrespachten neu kalkulieren, den Jahresabschluss vorbereiten. In Fakturia können Sie Preisänderungen für die Zukunft im Voraus erfassen, sodass die neuen Preise zum gewünschten Datum automatisch gelten. Beachten Sie dabei: Verträge ohne Sonderpreis erben geänderte Artikelpreise. Wenn Stammgäste ihren Preis behalten sollen, hinterlegen Sie Sonderpreise oder legen für das neue Angebot einen neuen Artikel an.

Außerdem relevant: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, für kleinere Unternehmen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Wer Rechnungen an Firmenkunden stellt, etwa an Unternehmen mit Gruppenreisen oder Firmenmitgliedschaften, sollte das im Blick behalten und mit der Steuerberatung klären, ab wann die Pflicht greift. Fakturia erstellt ZUGFeRD und XRechnung seit 2019 im normalen Rechnungslauf. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

So starten Sie

Der kostenfreie, unverbindliche und zeitlich unbegrenzte Testmandant (Sandbox) eignet sich gut für den Winter: Legen Sie Ihre Angebote als Artikel an, erfassen Sie Testkunden und spielen Sie einen Rechnungslauf durch, bevor die nächste Saison startet. Wer Unterstützung möchte, bucht das Premium-Onboarding für einmalig 1.200 Euro: Das Team richtet die Sandbox gemeinsam mit Ihnen ein und überträgt anschließend alle Einstellungen in die Produktivumgebung.

Preislich gibt es zwei Serien: Die FLEX-Serie, seit März 2026 verfügbar, verzichtet auf eine monatliche Grundgebühr und rechnet rein umsatzbasiert ab, gut geeignet für kleine Betriebe mit schwankenden Einnahmen. Die Business-Serie mit Grundgebühr und Inklusivkontingenten bleibt bestehen. Ein Wechsel von FLEX nach Business ist erst nach 36 Monaten möglich.

Häufige Fragen

Mehr Informationen finden Sie auf fakturia.de und in der Dokumentation.